Umowa spółki z o.o. powinna regulować wszelkie kwestie w taki sposób, by zapewnić wspólnikom odpowiednie zabezpieczenie. Umowę spółki z o.o. zawiera się na przyszłość, „na złe czasy”, powinna więc ona maksymalnie zabezpieczać kluczowe kwestie takie jak np. prawo pierwokupu udziałów, pozbycie się niechcianego wspólnika. Co jednak w sytuacji, gdy takie regulacje nie zostały zawarte w umowie spółki z o.o. – w takim wypadku umowa spółki może zostać zmieniona. W jaki sposób następuje zmiana umowy spółka z o.o. i jakie wymagania należy spełnić by było to skuteczne – zapraszamy do zapoznania się z najnowszym wpisem Kancelarii Sterrn.
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – kiedy należy jej dokonać?
Umowa spółki z o.o. może być zmieniona w każdym czasie. Żadne przepisy nie wprowadzają ograniczeń w zakresie możliwości zmiany umowy spółki, jak i czasu kiedy można tego dokonać. Jeśli więc wspólnicy dojdą do wniosku, że chcieli by np. dokonać zmiany siedziby spółki, czy też rozszerzyć działalność o branże, w których dotychczas nie działali – to mogą tego dokonać jedynie poprzez zmianę umowy spółki, zachowując przy tym wymogi, które nakłada Kodeks spółek handlowych, jak i sama umowa spółki.
Jakie zmiany mogą zostać wprowadzone w umowie spółki
Zmiana umowy spółki z o.o. może dotyczyć praktycznie każdej regulacji w niej zawartej, każdego z elementów umowy, w zakresie, w jakim pozwalają na to regulacje ksh. Jak to zostało wskazane powyżej, poza zmianą siedziby, czy też PKD, najczęściej wprowadzane zmiany dotyczą sposobu reprezentacji, podwyższenia kapitału zakładowego, jak również wprowadzenia – szczególnie popularnych w ostatnim okresie – zapisów regulujących kwestię powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz wspólników.
Procedura zmiany umowy spółki w systemie S24 oraz u notariusza
Zmiana tekstu umowy spółki z o.o. do swojej skuteczności wymaga podjęcia uchwały przez Zgromadzenie Wspólników. Zmiany umowy spółki można dokonać przez S24 – przy czym taka zmiana możliwa jest jedynie dla spółek, które przez S24 zostały zarejestrowane. W systemie zostały wprowadzone umieszczone w tym celu specjalne wzorce uchwał, dzięki którym możliwe jest dokonanie zmiany w umowie spółki. Wskazać jednak należy, że spółka z o.o., która została założona u notariusza nie może zmienić umowy przez S24, jednak spółka, która została założona przez S24 może dokonać zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego, jednakże traci łącznie z tym możliwość dokonywanie dalszych zgłoszeń czy też zmian przez portal S24.
Spółka założona w trybie tradycyjnym, podczas zgromadzenia u notariusza, wymaga zmiany umowy spółki również w formie aktu notarialnego. Uchwały zmieniające umowę spółki umieszczane są w protokole sporządzonym przez notariusza, który następnie podpisywany jest przez wspólników. W przypadku zmiany umowy spółki z o.o. przez S24 uchwała o zmianie, umieszczona w systemie, musi zostać podpisana podpisami elektronicznymi przez wspólników. W takim przypadku wspólnicy przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, za pośrednictwem systemu S24, wprowadzają zmiany w umowie spółki.
Zgromadzenie Wspólników
Zgromadzenie Wspólników, podczas którego ma dojść do zmiany umowy spółki, może być zwołane formalnie – poprzez oficjalne powiadomienie (najczęściej w formie przesyłek poleconych lub zaproszeń wysłanych w formie elektronicznej), skierowanych do wspólników lub nieformalnie – jeśli na Zgromadzenie stawili się wszyscy wspólnicy (w takim wypadku nie jest konieczne dochowanie formalizmu związanego z koniecznością dokonania zawiadomień przez Zarząd).
Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki
Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki z o.o. zapadają większością 2/3 głosów, przy czym np. zmiana przedmiotu działalności spółki wymaga uzyskania większości ¾ głosów. W umowie spółki należy uregulować, czy chodzi o głosy oddane czy głosy obecnych, czy wszystkich wspólników lub ich reprezentantów. Jeżeli jednak umowa spółki nie zawiera takich regulacji – przyjąć należy, że chodzi o głosy oddane. Umowa spółki może zawierać regulacje, które w sposób bardziej rygorystyczny mogą podchodzić do kwestii podejmowania uchwał. Niezależnie od przyjętej stosownej większości umowa spółki z o.o. może wprowadzić niezbędne kworum przy podejmowaniu uchwał. Jeśli zaś chodzi o spółki zarejestrowane przez S24 – system wymaga zmiany umowy spółki przez wszystkich wspólników.
Wskazać również należy, iż częstą praktyką przy dokonywaniu zmian umowy spółki u notariusza jest zawarcie w protokole dodatkowej uchwały, w której wspólnicy przyjmują tekst jednolity umowy spółki, uwzględniający zmiany dokonane we wcześniej podjętych uchwałach. Aby nie generować kosztów możliwe jest również podjęcie samych uchwał w przedmiocie zmiany umowy spółki bez konieczności przyjęcia tekstu jednolitego umowy spółki. W takim wypadku Zarząd samodzielnie sporządza tekst jednolity umowy spółki, uwzględniający zmiany dokonane u notariusza, w zwykłej formie pisemnej. Taki tekst dołączany jest do wniosku o ujawnienie zmiany w KRSie.
Zgłoszenie zmian do KRS – w jakim terminie?
Po podjęciu uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki z o.o. kolejnym krokiem jest dokonanie odpowiedniego zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego oraz publikacja ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wniosek o zmianę wpisu w KRS powinien zostać złożony w ciągu 7 dni, licząc od dnia dokonania zmiany, do wniosku dołączyć należy protokół w formie aktu notarialnego – w przypadku założonej spółki przez Internet uchwały o zmianie podpisanej elektronicznie. Często dochowanie 7-dniowego terminu jest niemożliwe i w praktyce wnioski o zmianę wpływają po jego upływie. Trzeba mieć jednak na uwadze, że akt notarialny ma swoją „ważność”. Ostateczny termin na zgłoszenie zmian w zakresie zmiany umowy spółki upływa po 6 miesiącach od dnia sporządzenia aktu notarialnego. Jeśli więc uchwała dotycząca zmiany treści umowy spółki nie zostanie zgłoszona w tym terminie – nie wywołuje ona żadnych skutków prawnych – w konsekwencji czego, konieczne jest powtórzenie wszystkich czynności i poniesienie ponownie kosztów notarialnych.
Jaki jest koszt zmiany umowy spółki z o.o.?
Wprowadzenie zmian w umowie spółki związane jest z koniecznością poniesienia wydatków. Na większe koszty muszą przygotować się wspólnicy spółki z o.o. założonej w formie aktu notarialnego, albowiem poza opłatami sądowymi oraz za ogłoszenie w MSIG – które łącznie wynoszą 350 zł, konieczne jest również pokrycie taksy notarialnej. Opłaty dotyczące zgłoszenia zmian w spółce z o.o. założonej przez S24 wynoszą 250 zł.
Kiedy zmiana umowy spółki z o.o. jest skuteczna?
Zmiana umowy spółki z o.o. jest skuteczna dopiero z chwilą ujawnienia wpisu zmiany umowy w Krajowym Rejestrze Sądowym – Rejestrze Przedsiębiorców (jest to tzw. wpis konstytutywny), prowadzonym przez właściwy KRS. Aby zmiany umowy spółki weszły w życie nie jest wystarczające jedynie ich podjęcie w odpowiedniej formie, wymagane jest by zostały one zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Wiele podmiotów zmaga się z problemem – jak postępować, gdy zmiana umowy spółki jeszcze nie została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, a konieczne jest podjęcie działania w oparciu o zmienione, nieujawnione jeszcze przez Sąd Rejestrowy, zapisy w umowie. W takim wypadku doktryna i orzecznictwo raczej są zgodne i stoją na stanowisku – że ryzyko związane z dokonywanymi czynnościami, w oparciu o zmienione, ale nieujawnione jeszcze w KRSie zapisy, obciąża zarząd spółki. Niemniej jednak zmiany, które wymagają ujawnienia w KRSie stają się skuteczne dopiero z chwila ich ujawnienia.
Gdzie poza KRS należy dokonać zgłoszenia zmiany umowy spółki?
Aktualnie zmiana umowy spółki z o.o. wymaga zgłoszenia jedynie do KRSu. Wcześniejsze regulacje, które obowiązywały do 31 grudnia 2013 roku nakładały na zarząd obowiązek przesłania do właściwego miejscowo Urzędu Skarbowego, w ciągu dwóch tygodni, odpisu umowy spółki.
