Na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 Dyrektywa o Ochronie Sygnalistów z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Polska, jako kraj członkowski Unii Europejskiej miała opracować wewnętrzne regulacje prawne, które zagwarantowałyby sygnalistom odpowiednią ochronę w związku z dokonywanymi przez nich zgłoszeniami nieprawidłowości. Przedmiotowe regulacje miały zostać uchwalone do dnia 17 grudnia 2021 roku i wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku. Tak się jednak nie stało. Poniższa publikacja przedstawia ogólny zarys regulacji zawartych w Dyrektywie, warto już teraz zweryfikować kto i kiedy jest zobowiązany do opracowania procedury zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń i co taka procedura powinna zawierać.
Ochrona sygnalistów – czyli od czego się to wszystko zaczęło?
Sygnalista to pojęcie zaczerpnięte wprost z ustawodawstwa anglosaskiego (Wielka Brytania, Stany Zjednoczone, Kanada, Australia, Nowa Zelandia), gdzie konieczność zapewnienia odpowiedniej ochrony osobie zgłaszającej nadużycia w ramach danej organizacji, dostrzeżono już dawno.
Na przestrzeni ostatnich lat ujawniono wiele nadużyć w zakresie funkcjonowania podmiotów gospodarczych, w tym w szczególności tych o charakterze podatkowym. Unia Europejska dostrzegła w działalności sygnalistów skuteczne narzędzie do ujawniania przypadków naruszenia prawa i ścigania sprawców tych naruszeń. Unia Europejska przystąpiła do prac nad regulacjami, które miały wprowadzić w państwach członkowskich ramy prawne ochrony sygnalistów. Efektem przedmiotowych prac jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – tzw. Dyrektywa o ochronie praw sygnalistów.
Czym jest Dyrektywa o ochronie praw sygnalistów?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii to akt prawny, który miał zostać zaimplementowany do ustawodawstwa państw członkowskich Unii Europejskiej do dnia 17 grudnia 2021 roku. Nadrzędnym celem Dyrektywy było stworzenie odpowiednich kanałów informowania o naruszeniach prawa, do których dochodzi w ramach danej organizacji, przy jednoczesnym zapewnieniu osobie zgłaszającej nadużycia (tzw. Sygnalista) odpowiedniej ochrony prawnej, która miałaby zapewnić mu odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi ze strony organizacji. Nadmienić przy tym należy, iż Dyrektywa wprowadza jedynie minimalne rozstrzygnięcia, które powinny zostać wdrożone. Zakres ochrony sygnalistów może więc zostać przez kraje członkowskie odpowiednio rozszerzony.
W polskim ustawodawstwie dotychczas nie funkcjonował jeden akt prawny regulujący kwestię ochrony sygnalistów, co nie oznacza, że nie istniały przepisy odnoszące się do przedmiotowej kwestii. Regulacje w zakresie zgłaszania nadużyć i ochrony osób zgłaszających przedmiotowe nadużycia można spotkać m.in. w Prawie prawy, Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu czy też Kodeksie postępowania karnego.
Sygnalista – kto może nim być?
Sygnalistą, tj. osobą dokonującą zgłoszenia nadużyć, do których dochodzi w ramach danego podmiotu, może być:
- pracownik tego podmiotu, jak i były pracownik;
- współpracownik pracujący w oparciu o umowę cywilnoprawną, w tym samozatrudniony;
- wspólnik;
- kontrahent;
- wykonawca oraz podwykonawca;
- stażysta,
- każdy, kto miał jakąkolwiek styczność z podmiotem,
Kogo dotyczy Dyrektywa o ochronie sygnalistów?
Obowiązki wynikające z Dyrektywy o ochronie sygnalistów dotyczą wszystkich jednostek publicznych, jak również podmiotów prywatnych, w których liczba pracowników przekracza pięćdziesiąt (50) osób. Wskazać jednak należy, iż wdrożenie odpowiednich regulacji z zakresu ochrony sygnalistów, zostało rozdzielone bezpośrednio przez Unię Europejską na dwa etapy. Pierwszy etap, z którego Polska się nie wywiązała, obejmował przygotowanie i uchwalenie odpowiedniej ustawy do dnia 17 grudnia 2021 roku. Przedmiotowa ustawa miała wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu jednostki publiczne oraz przedsiębiorstwa, zatrudniające powyżej 250 (dwustu pięćdziesięciu) pracowników były zobowiązane do wdrożenia odpowiednich, wewnętrznych procedur pozwalających na zapewnienie odpowiedniej ochrony zgłaszającym nadużycia. Drugi etap, to etap, w którym procedury, o których mowa powyżej zostaną wprowadzone przez podmioty zatrudniające powyżej 50 (pięćdziesięciu) ale mniej niż 249 (dwustu czterdziestu dziewięciu) pracowników – termin na wdrożenie to 17 grudnia 2023 rok.
Jakie obowiązki ciążą na organizacjach w związku z koniecznością wdrożenia regulacji z zakresu ochrony sygnalistów? Dyrektywa o ochronie sygnalistów została uchwalona z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej ochrony osobom zgłaszającym nadużycia. Dyrektywa przewiduje trzy kanały zgłaszania nadużyć:
- wewnętrzny;
- zewnętrzny;
- publiczny.
Kanał wewnętrzny – to kanał, w ramach którego sygnalista dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości bezpośrednio do pracodawcy. Jest to kanał, z którego sygnalista powinien skorzystać w pierwszej kolejności. Zapewnienie odpowiednio działającego kanału wewnętrznego jest zadaniem należącym do pracodawcy. Przedmiotowa forma zgłaszania nieprawidłowości oraz nadużyć może odbywać się w elektronicznie za pomocą odpowiedniego programu, mailowo, telefonicznie, itp. Najważniejsze jest jednak to, że wybrana przez pracodawcę forma zgłaszania nieprawidłowości powinna zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo oraz anonimowość każdemu zgłaszającemu. Ponadto pracodawca powinien wyznaczyć bezstronnych pracowników lub osoby trzecie, niezwiązane z danym podmiotem, które będą zajmować się przyjmowaniem, analizowaniem, rozpatrywaniem oraz ocenę prawdziwości zgłoszeń sygnalistów. W razie uznania zgłoszenia za zasadne pracodawca zobowiązany jest do podjęcia odpowiednich działań o charakterze naprawczym oraz doprowadzenia do sytuacji, aby w przyszłości nie dochodziło do analogicznych naruszeń. Zgodnie z Dyrektywą pracodawca powinien również monitorować działanie kanału wewnętrznego oraz weryfikować jego skuteczność. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia odpowiedniej ewidencji zgłoszeń.
Kanał zewnętrzny – jest to kanał, w ramach którego sygnalista dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości do organów publicznych.
Kanał publiczny – jest to kanał, w ramach którego sygnalista dokonuje zgłoszenia nieprawidłowości na forum publicznym, za pośrednictwem prasy, czy portali społecznościowych.
Dyrektywa nakłada również na pracodawców obowiązek zapewnienia w wewnętrznej procedurze raportowania nieprawidłowości następujących wymogów:
- obsługiwanie kanałów zgłoszeniowych w sposób gwarantujący poufność, anonimowość zgłaszającego;
- odpowiednie zabezpieczenie danych w celu uniemożliwienia wejścia w ich posiadanie osobom nieupoważnionym;
- wyznaczenie bezstronnych osób do obsługi kanału raportowania;
- ustalenie odpowiednich terminów na rozpatrzenie zgłoszeń, nie mogą być one dłuższe niż trzy (3) miesiące od dnia potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
- zapewnienie odpowiednich standardów informacyjnych w zakresie możliwości dokonywania zgłoszeń i sposobu ich dokonywania.
Ochrona sygnalistów
Dyrektywa kładzie duży nacisk na przeciwdziałanie wskazanym poniżej działaniom odwetowym (działania lub zaniechania pracodawcy, związane bezpośrednio z pracą zgłaszającego, spowodowane zgłoszeniem przez sygnalistę nadużyć), zapewniając przy tym sygnalistom daleko posuniętą ochronę. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii przewiduje dla sygnalistów, zatrudnionych w podmiocie, co do którego dokonano zgłoszenia, następujące formy ochrony prawnej:
- ochrona przed zwolnieniem, a w przypadku współpracowników, dostawców, kontrahentów itd. zakaz rozwiązania umów przed
- upływem okresu, na jaki zostały zawarte;
- zakaz degradacji ze stanowiska;
- zakaz wysyłania pracownika na przymusowy urlop bezpłatny;
- zakaz obniżania wynagrodzenia;
- zakaz wstrzymywania benefitów;
- zakaz nakładania kar;
- zakaz dyskryminacji.
Sankcje
Dyrektywa przewiduje, że ustawodawstwo krajowe, poszczególnych krajów członkowskich, w zakresie ochrony sygnalistów, wprowadzi odpowiednie regulacje w zakresie sankcji za naruszenia, będące przedmiotem zgłoszeń sygnalistów. Sankcje te powinny być skuteczne, proporcjonalne oraz odstraszające.
W polskim projekcie ustawy o ochronie sygnalistów zostały wprowadzone regulacje, zgodnie z którymi sankcje w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności stosuje się w razie m.in.:
- utrudniania lub usiłowania utrudniania zgłoszenia;
- nieustanowienia procedury wewnętrznej zgłaszania nieprawidłowości;
- podejmowania działań odwetowych wobec zgłaszającego;
- naruszenia obowiązku zachowania poufności sygnalisty;
- świadomego dokonania zgłoszenia nieprawdziwych informacji lub udzielenia pomocy w dokonaniu zgłoszenia takich informacji.
Implementacja Dyrektywy do polskiego systemu prawnego
W dniu 17 grudnia 2021 roku miała zostać wdrożona przez Polskę oraz inne państwa członkowskie Unii Europejskiej Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nadrzędnym celem wskazanej powyżej Dyrektywy jest zagwarantowanie osobom, które pełnią funkcję sygnalisty odpowiedniej ochrony przez działaniami ze strony podmiotu, w stosunku do którego dochodzi do zgłaszania nieprawidłowości.
Niestety nie wszystkim krajom członkowskim udało się wdrożyć Dyrektywę w zakreślonym terminie, niektóre z kolei nie wdrożyły jej wcale. Z tego też powodu Komisja Europejska w styczniu oraz lutym 2022 roku wezwała w/w kraje członkowskie do usunięcia stwierdzonych uchybień.
W dniu 27 stycznia 2022 roku Komisja Europejska skierowała m.in. do Polski wezwanie do usunięcia uchybień albowiem projekt ustawy o ochronie sygnalistów jest obecnie na etapie rządowych prac legislacyjnych.
