Przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki

Podjęcie decyzji o zakończeniu działalności spółki z o.o. wymaga podjęcia szeregu czynności i dochowania wielu formalności. Podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki i powołaniu likwidatora, do którego należało będzie prowadzenie czynności likwidacyjnych to dopiero początek. Zakończenie bytu prawnego likwidowanej spółki z o.o. wymaga również podjęcia odpowiednich działań w zakresie przechowywania dokumentów spółki po jej likwidacji.

Przechowywanie dokumentacji po likwidacji spółki z o.o. – podstawa prawna

Obowiązek, w zakresie przechowywania dokumentów po likwidacji spółki z o.o., nakłada art. 288 §  3 ksh. Zgodnie z przedmiotowym artykułem: Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.

Jak więc wynika z przytoczonego powyżej artykułu – przechowawcę dokumentów – w razie likwidacji spółki z o.o. może wskazywać bezpośrednio umowa spółki. Jeśli zaś w treści umowy spółki z o.o. nie zostały zawarte żadne regulacje w przedmiotowym zakresie, osobę przechowawcy wskazuje się w uchwale Wspólników.

Uchwała o przechowywaniu dokumentów po likwidacji – wzór

Uchwała nr ….

z dnia ……………… 2022 roku

Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników spółki ……………Spółka  z ograniczoną odpowiedzialnością

w likwidacji

Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników spółki …………. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji wyznacza upoważnionego do przechowywania ksiąg i dokumentów Spółki ……………………….. (dane osoby fizycznej + adres/ dane podmiotu + adres). Przechowawcy dokumentów przysługiwać będzie wynagrodzenie w kwocie………………..

Przed zakończeniem procesu likwidacji spółki z o.o. likwidator powinien postarać się o zabezpieczenie niezbędnych środków na pokrycie wydatków związanych z przechowaniem dokumentów.

Chcesz dowiedzieć się więcej przeczytaj również Likwidacja spółki z o.o. krok po kroku

Jakie akty prawne regulują kwestię przechowywania dokumentów zlikwidowanej spółki z o.o.?

Do podstawowych aktów prawnych, które regulują kwestię przechowywania i zabezpieczenia dokumentów zlikwidowanej spółki z o.o., zalicza się:

1. Ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.);
2. Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.);
3. Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.);
4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 roku w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. Nr 68, poz. 596).

Przez jaki czas należy przechowywać dokumenty zlikwidowanej spółki?

Ordynacja podatkowa:

1. Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego; stosuje się to odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków (art. 88).
2. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1)

Ustawa o rachunkowości (art. 74):

1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej pięciu lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie
2. Księgi rachunkowe przechowuje się przez okres pięciu lat.
3. Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji. Okres ten wynika z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż pięć lat.
4. Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Jednak nie krócej  niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
5. Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
6. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się przez okres nie krótszy od pięciu lat od upływu jej ważności.
7. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
8. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez pięć lat.
9. Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy przechowuje się przez pięć lat.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji. Podmiotowi temu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania. Likwidator lub syndyk musi jednocześnie zapewnić na ten cel środki finansowe. Środki muszą zostać zapewnione na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat. Okres ten liczony jest dla dokumentów osobowych – od dnia zakończenia pracy w likwidowanej spółce z o.o. Dla dokumentacji płacowej wskazany powyżej termin biegnie od dnia jej wytworzenia.

Przechowawca dokumentów zlikwidowanej spółki z o.o.

Przechowawcą dokumentów, wskazanym w umowie spółki z o.o. lub w uchwale podjętej przez Wspólników, może być np. wspólnik lub podmiot zajmujący się zawodowo archiwizacją dokumentów.

Co możemy dla Ciebie zrobić

Jesteśmy autorami pierwszego w Polsce bloga o likwidacji spółki z o.o. Dotychczas przeprowadziliśmy ponad 1000 likwidacji spółek z o.o. na terenie całego kraju. Posiadamy bogate doświadczenie w postępowaniach likwidacyjnych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz innych spółek kapitałowych i osobowych. Postępowania likwidacyjne często są skomplikowane i czasochłonne – ustanowienie pełnomocnika w toku likwidacji może przyczynić się do sprawnego przeprowadzenia całego procesu.

Nasz obsługa z zakresu likwidacji spółki z o.o. obejmuje m.in:

• kompleksową obsługę prawną i podatkową postępowania likwidacyjnego;
• reprezentację w postępowaniach sądowych prowadzonych z powództwa spółki oraz przeciwko spółce w trakcie likwidacji;
• wsparcie przy upłynnianiu majątku likwidowanej spółki.