Krajowy System e-Faktur rozpoczął funkcjonowanie z dniem 1 stycznia 2022 roku. Od 2022 roku podatnik VAT zdecyduje o tym czy będzie korzystał z KseF. Planowany termin obligatoryjnego korzystania z KseF to 1 stycznia 2023 roku. Podobnie jak w przypadku innych wprowadzonych ostatnio zmian fakultatywnych, można przypuszczać, że przyjęcie dobrowolnego fakturowania strukturalnego będzie wzbudzać niewielkie zainteresowanie podmiotów gospodarczych.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System Fakturowania Elektronicznego jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania dystrybucji i odbierania faktur ustrukturyzowanych. System może modyfikować lub cofać zatwierdzenia, a także analizować i kontrolować uwierzytelnianie i weryfikację lub poprawność danych strukturalnych faktur. Nowy system przechowuje faktury przez 10 lat od daty wygaśnięcia, a po upływie tego okresu – do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (jeśli następuje później niż po upływie 10 lat).
KSeF a PEF
Od 2019 roku w Polsce funkcjonuje Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Służy on wymianie e-faktur pomiędzy podmiotami w ramach zamówień publicznych. Zgodnie z informacją opublikowaną na rządowej stronie internetowej podatki.gov.pl. „System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie.”
Korzyści KSeF
Przedsiębiorcy otrzymają skrócony czas zwrotu podatku VAT z 60 dni do 40 dni od dnia złożenia rozliczenia. Dzięki systemowi KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać i archiwizować faktur.
Ryzyka KSeF
Należy zauważyć, że konsekwencje związane z możliwością wystawiania faktur strukturyzowanych mogą dotknąć również podmioty, które nie będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur we wczesnych etapach funkcjonowania systemu.
Ustawa o nowych rozwiązaniach przewiduje, że jeżeli odbiorca rachunku nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktury strukturalnej za pośrednictwem KSeF, faktura może zostać przesłana do podmiotu w uzgodnionej formie. Ustawa nie określa jednak sposobu wyrażenia zgody i nie zawiera wykazu sposobów, które można uznać za dopuszczalne.
Wydaje się, że od początku 2022 roku firmy powinny podjąć decyzję o korzystaniu z KseF, a następne wdrożyć lub zweryfikować istniejące procedury i umowy kontrahentami, tak, aby w przypadku braku woli korzystania z tego systemu, zapobiec otrzymywaniu faktur od kontrahentów za jego pośrednictwem. Istotne jest bowiem posiadanie przez podatnika pewności, co do uzyskania wiedzy o wystawionych w systemie fakturach. Na chwilę obecną nie jest bowiem przewidziane notyfikowanie przez system KseF informacji o wystawionej w systemie fakturze. Zatem po stronie odbiorcy faktury konieczne jest wprowadzenie mechanizmów wyłączających stosowanie KseF lub – zobowiązanie wystawiającego do przekazania informacji o wystawieniu faktury w tym systemie. Po stronie odbiorcy faktury mogą się bowiem pojawić niekorzystne skutki, w postaci upływu terminu do
odliczenia VAT naliczonego lub opóźnienia w płatnościach faktur, ze wszystkimi wynikającymi stąd skutkami.
Kto będzie mógł korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Uprawnione do korzystania z KSeF będą podmioty gospodarcze uwierzytelnione w sposób, który został wskazany w przepisach:
- bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
- osoba (fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną) uprawniona przez podatnika z zakresie nadanych uprawnień,
- osoba (fizyczna/ podmiot niebędący osobą fizyczną) wskazana w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,
- osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika wskazano przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika (samofakturownie)
Anonimowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Resort Finansów przewidział funkcję anonimowego dostępu poprzez specjalną platformę jednak tylko dla pojedynczej faktury ustrukturyzowanej.
Podatnik VAT będzie musiał znać jakieś szczególne cechy faktury, do której chciałby uzyskać dostęp, między innymi chodzi o numer identyfikacyjny nadany w KSeF.
Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur wyróżniamy następujące rodzaje uprawnienia służące do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF
Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:
- Elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
- W postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Mechanizm uwierzytelnienia będzie weryfikował tożsamość podmiotu próbującego uzyskać wejście do Systemu. Tożsamość będzie oparta o kwalifikowane źródła, takie jak podpis kwalifikowany czy podpis zaufany
